Защо фирмите и организациите преминават към софтуер за онлайн планиране на срещи

Точното планиране и управление на срещи и резервации е важна и обикновено необходима задача за повечето фирми и организации, които предоставят услуги на своите клиенти. От практикуващи лекари, които насрочват срещи на своите пациенти, до туроператори, които резервират резервации, трябва да има подходящи процедури, за да може операцията да протича ефективно и успешно.

Доскоро повечето фирми и организации приемаха и управляваха своите срещи и резервации по традиционния начин: клиентът, пациентът, клиентът или студентът се обажда по телефона или изпраща по имейл своята заявка за среща, представител проверява наличността и потвърждава датата и часа на срещата , а след това той или тя го въвежда в хартиена книга за срещи или електронен календар, като тези, предлагани от Google и Microsoft Outlook. В зависимост от персонала и оперативните ресурси, бизнесът или организацията може също да последват телефонно обаждане с напомняне, имейл или пощенска картичка.

Тези остарели процеси могат да бъдат неефективни, отнемащи време и неефективни при управлението на срещи и резервации за услуги. Ето защо все по-голям брой фирми и организации са включили онлайн софтуер за насрочване на срещи в своите операции, за да автоматизират, рационализират и подобрят своите процеси за насрочване на срещи.

РОЛЯТА НА ИНТЕРНЕТА

Увеличаването на използването на интернет сред населението промени начина, по който повечето хора водят бизнес и си взаимодействат както в личния, така и в професионалния си живот, тъй като напредъкът в технологиите направи по-лесно автоматизирането и подобряването на отнемащи време и досадни задачи, като например насрочване на срещи. Все по-голям брой потенциални клиенти и клиентела търсят услуги онлайн и може да са по-склонни да изберат конкретен доставчик на услуги въз основа на онлайн функциите, които предлага. Проучване на Citibank от 2009 г. разкри, че 57% от отговорилите на малкия бизнес (20 до 99 служители) са използвали по-често своите уеб сайтове през 2009 г., отколкото през предходната година. Той също така показа, че малките предприятия също използват мрежата за електронен маркетинг (28 процента). Що се отнася до бъдещите дейности, 72 процента от отговорилите на малкия бизнес в по-скорошно проучване на Citibank посочиха, че е вероятно да използват уеб сайт за маркетинг или разширяване на бизнеса си през следващите 12 месеца.

ПРИЧИНИ ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ НА СОФТУЕР ЗА ОНЛАЙН ПЛАНИРАНЕ

Удобство. Една от най-честите причини, дадени от малкия бизнес за използване на софтуер за онлайн график, е удобството както за тях, така и за тяхната клиентела. Проучване, проведено от Appointment-Plus, показа, че преди софтуера за планиране, над 72 процента от респондентите са приемали срещи и резервации лично по телефона. Същото проучване показа, че над 55 процента от респондентите са потърсили алтернатива на текущата си процедура за планиране, за да позволят на клиентите да планират срещи и да резервират онлайн резервации.

Когато се използва правилно, софтуерното приложение за онлайн планиране може да намали броя на телефонните обаждания и имейлите както от настоящи, така и от бъдещи клиенти и клиенти, които искат да планират и отменят своите срещи и резервации. Освен това намалява времето, необходимо за ръчно въвеждане и управление на срещи в хартиена книга или електронен календар. Това от своя страна може да освободи значително количество свободно време, което вече може да бъде посветено на по-важни задачи. Фирмите и организациите просто насочват своите клиенти и клиентела към своя уеб сайт или им предоставят URL връзка за достъп до онлайн планировчика Appointment-Plus. Тъй като е уеб-базиран, потребителите имат достъп до софтуера за планиране от всяка интернет връзка. Това им позволява достъп, когато са далеч от дома или офиса си.

Софтуерът за онлайн график също е удобство за клиентите и клиентела. Тъй като все повече и повече хора извършват ежедневните си дейности онлайн, възможността да им се предложи възможност за насрочване на срещи и резервации, когато им е удобно, а не само в работно време, е от решаващо значение за успеха. Някои клиенти може дори да потърсят друг доставчик на услуги, който предлага онлайн график за срещи.

Спестяване на пари. Автоматизирането и рационализирането на процедурите за насрочване на срещи също може да доведе до спестяване на пари. Колкото по-малко време прекарват операторът на бизнес или организация и неговият или нейният персонал за ръчно насрочване и управление на срещи и резервации, толкова по-продуктивни могат да бъдат те. В някои случаи онлайн планирането помага на бизнеса да намали броя на извънреден труд на персонала. Това може също да премахне необходимостта от привличане на друг служител, който да управлява графика за срещи. В гореспоменатия Appointment-Plus, над 56 процента от респондентите са забелязали увеличение на приходите след софтуера за онлайн насрочване на срещи.

„Неявяване“, проклятието на много фирми и организации, може да има отрицателно въздействие върху оперативните приходи, тъй като губи времеви интервали, които биха могли да бъдат дадени на други клиенти. Автоматичните напомняния за електронна поща и текстови съобщения, популярна функция, намираща се в някои софтуери за онлайн планиране, могат да помогнат за намаляване на броя на неявяванията с до 50 процента. Системата автоматично ги изпраща в определен ден преди насрочена среща, като например един ден или два дни преди всяка среща.

Отчитане. Повечето фирми и организации разчитат на точно отчитане и водене на записи за различни оперативни цели. Въвеждането, поддържането и разпространението на данни може да бъде тромав и досаден процес, особено ако информацията се намира в множество файлове, папки и електронни таблици. Онлайн софтуерът за планиране поддържа тази ценна информация на едно централизирано място, което я прави лесен за достъп и преглед. Освен това дава на потребителите възможността бързо да експортират стандартни отчети.

Фирмите и организациите в цялата страна разчитат на уеб-базиран софтуер за планиране на срещи, за да подобрят своите операции. Той е лесен за използване, удобен за бизнес оператор и клиентела, спестява пари, предлага стабилно отчитане и водене на записи и е достъпен от всяка интернет връзка. Повечето оператори, които започват да използват софтуера, виждат незабавни положителни резултати както в операциите, така и в обратната връзка на клиентите.

Empfohlene Artikel

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert