Как софтуерът за събития може да бъде от полза за вашите делегати

Софтуерът за управление на събития може да бъде фантастичен инструмент за организатори на събития – помагайки им да управляват по-успешни и ефективни събития. Но има и други предимства, освен спестяването на време и разходи; делегатите често ще се възползват директно от присъствието на събития, които се управляват с помощта на софтуер за събития.

Интеграция на уебсайтове: Софтуерът за управление на събития ви позволява да рекламирате и популяризирате вашето събитие на вашия собствен уебсайт. Тъй като 8 от 10 души изследват събития онлайн, е жизненоважно потенциалните делегати да могат да намерят необходимата им информация на уебсайтове. Когато решението е интегрирано в корпоративния уебсайт, това означава, че информацията относно събитието може да бъде популяризирана със същия „изглед и усещане“ и в същия домейн, осигурявайки усещане за доверие на делегата.

Онлайн регистрация: След като потенциалният делегат намери събитие в Интернет, предоставянето на възможността да се регистрира онлайн е голяма полза. Хората все повече са свикнали да могат да извършват дейности и транзакции онлайн и да им се позволи да се регистрират там и след това е не само удобно за делегатите, но също така ще увеличи процента на регистрация.

Позволяването на делегатите да се регистрират онлайн също намалява грешките по отношение на подробностите за делегатите – неща като име, адрес и информация за контакт е по-вероятно да бъдат въведени правилно, ако са предоставени от самия делегат. Това намалява проблемите по-късно.

Онлайн плащане: Както Службата за национална статистика на Обединеното кралство (ONS) заяви през юли 2010 г.: „Електронната търговия оказва огромно влияние върху начина, по който правим бизнес. Тя може да доведе до драматичен растеж в търговията, увеличаване на пазарите, подобряване на ефективността и ефективността и може да трансформира бизнес процеси.“ Така че ползите от приемането на онлайн плащания са ясни – както за притежателите на събитието, така и за делегатите. За делегатите плащането онлайн е бърз и лесен начин да осигурят позицията си на събитието. Софтуерът за събития предлага възможност, която позволява на делегатите да избират предпочитания от тях начин на плащане, като използват различни водещи системи за онлайн плащане, като Worldpay, Protix, Google pay, Paypal и т.н., чрез защитен уебсайт. Използването на софтуер за събития също ще осигури ниво на доверие на делегатите, тъй като няма да записва или запазва никакви чувствителни данни за плащане.

За мениджъра на събития приемането на плащания онлайн намалява работата с хартия и помага за подобряване на паричния поток. Той елиминира всякакви закъснели плащания и намалява администратора, тъй като фактурите и други документи не е необходимо да се създават и изпращат ръчно. След извършване на плащане онлайн, софтуерът може автоматично да актуализира финансовата система и да издаде разписка на делегата.

Подобрена комуникация: Софтуерът за събития ще се предлага с различни методи за комуникация, които организаторите на събития могат да използват, за да се свържат с делегатите. В момента на регистрация делегатите могат да изберат метода, чрез който най-много биха предпочели да се свържат с тях; имейл, поща, телефон, SMS, социални медии и т.н. Софтуерните решения за управление на събития с добро качество ще се предлагат с напълно интегрирани инструменти за комуникация, които позволяват използването на различни опции:

  • Имейл: Интегрираните инструменти за електронна поща означават, че мениджърите на събития могат да изпращат целеви имейли до определени групи делегати. Тези инструменти за имейл позволяват на мениджърите на събития да разделят делегатите на групи въз основа на различни критерии, така че комуникацията да е възможно най-фокусирана. Инструментите за пълно отчитане гарантират, че можете да проследявате отваряния на имейли, кликвания и общия процент на успех
  • SMS: Планиращите могат да използват своя софтуер за управление на събития, за да изпращат текстови съобщения до делегатите, лесно и ефективно. Ако това е избраният метод за комуникация на делегатите, това може да се управлява и проследява с лекота чрез софтуера
  • Социални медии: Софтуерът за събития може да бъде интегриран с множество социални медийни мрежи. Управлението на вашия акаунт във Facebook, Twitter и LinkedIn от една централна платформа улеснява комуникацията с делегатите – поддържайки ги незабавно в течение с всички новини и актуализации на събитията.

По-малко грешки: Управлението на събитие със софтуер за събития прави много по-малко вероятно да възникнат грешки в деня. Софтуерът за събития ще включва „Ресурсен модул“ или нещо подобно, което ще ви помогне да проследите всички елементи на събитие – от доставчиците, номерата на делегатите, отпечатването на значки, презентаторите и др. Много от елементите, които преди са били ръчни и отнемащи време, могат да бъдат автоматизирани чрез софтуера – дейности като отпечатване на значки на делегати. Макар и малка част от събитие, ако пристигне делегат и няма отпечатана значка за него, това може да създаде проблеми както за делегата, така и за вас. Наличието на гладко протичащо събитие ще увеличи удовлетвореността на делегатите и ще доведе до подобрено ниво на обратна връзка и повторно присъствие.

Управление на доставчиците: Повечето събития ще работят с доставчици в даден момент – независимо дали става дума за място, кетъринг, транспорт или производство на материали. Важно е доставчиците да се управляват строго и комуникацията между делегатите, мениджърите на събития и доставчика да е гладка. Например, по време на процеса на регистрация делегатите могат да заявят дали имат някакви диетични изисквания. Използвайки софтуера за събития, доставчиците на кетъринг могат да получат собствено влизане, което им дава директен достъп до всички делегатски номера и всички техни хранителни изисквания. Елиминирането на мениджъра на събития от този етап не освобождава мениджъра на събития, за да се съсредоточи върху по-продуктивни задачи, но също така намалява риска от допускане на грешки, когато комуникацията се предава по линията.

Достъп до данни: Софтуерът за събитие може да бъде хостван онлайн, което означава, че можете да получите достъп до цялата информация относно събитието по всяко време и от всяко място (изисква се достъп до интернет). В деня на събитието, ако има някакви проблеми или проблеми, можете лесно да ги разрешите, тъй като те имат достъп до всички данни, свързани със събитието.

Инвестирането в софтуер за управление на събития е ефективен начин за провеждане на професионални, успешни събития, където и вие, и вашите делегати можете да се възползвате от подобрена комуникация и подобрено изживяване на събитието.

Empfohlene Artikel

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.