Как софтуерът за събития повишава вашата ефективност и намалява разходите ви

Намаляването на броя на събитията, които провеждате, е един от начините да се справите с намаленията на бюджета; въпреки това автоматизирането на редица от участващите процеси на събития е по-проактивният и ефективен начин за управление на бюджетни съкращения. Повечето организатори на събития, независимо дали са в местна власт или на пазара за търговски събития, просто искат да направят повече за по-малко и внедряването на софтуерно решение за онлайн събития може да им помогне да постигнат това чрез:

  • Намаляване на разходите за персонал чрез автоматизация на процесите
  • Насърчаване на офис без хартия чрез внедряване на изцяло уеб базирано решение
  • Внимателно наблюдение и управление на бюджети и разходи
  • Спестява ви време чрез интеграция с всички вътрешни бизнес приложения
  • Внедряване на неограничен лиценз за потребителски сайт, който може да се използва в множество услуги/дисциплини
  • Предоставяне на множество опции за внедряване с ниски разходи за инсталиране

Ефективност на събитията и ROI

Мениджърите на събития както на търговския пазар, така и в местните власти могат да подобрят ефективността на своите практики за управление на събития, като използват софтуер за събития. Едно онлайн решение за събития, веднъж внедрено, ще гарантира, че вашата организация възприема най-добрите практики за управление на събития, като контролира и управлява автоматизацията на тези дейности от едно централно място. Използването на софтуерно решение, създадено специално за управление на събития, доказа, че има огромни ползи за спестяване на разходи и време чрез управлението на следните дейности:

  • Интеграция на уебсайт
  • Микросайтове за събития
  • Онлайн регистрация
  • Събитийна комуникация
  • Електронна покана
  • Електронно проучване
  • Производство на значки
  • Управление на ресурси
  • Управление на финансите
  • Управление на пътувания
  • Планировчик на срещи
  • Отчитане и анализ на събития

Измерването на ROI на вашето събитие сега е по-важно от всякога, но как да разберете колко ефективни са вашите събития? Използването на софтуер за събития е ефективен начин за повишаване на ефективността, генериране на повече приходи за вашия бизнес и поддържане на вашите клиенти. Маркетингът на събития лице в лице е един от най-лесните начини да измерите дали сте постигнали целите на събитието и може да бъде допълнително опростен, ако разполагате с необходимите инструменти, като тези, които се намират в софтуерно решение за събитие.

Наложително е да сте в състояние да определите количествено резултатите и обратната връзка след събитието и да измерите разходите като цена на делегат и обща рентабилност на събитието; следователно ви позволява да предоставите точна прогнозна прогноза за продажбите на вашия бизнес. Системите за управление на събития ви позволяват да правите това и ще обработват вашите данни за събития вместо вас, което прави процеса на оценка и докладване много по-опростен, отнемащ по-малко време и по-ефективен по отношение на разходите.

Уеб портал за самообслужване

Така че вашият бюджет е намален, но как гарантирате, че вашите събития няма да пострадат поради това намаление? Един от начините е да заснемете пътуването на делегати/граждани онлайн чрез уеб портал за самообслужване, това ще демонстрира не само колко сте ангажирани да гарантирате, че пътуването на вашите делегати/граждани е безпроблемно, но и че вашата информация е актуална, чиста и точна .

Внедряването на решение за онлайн събития с напълно функциониращ уеб портал за самообслужване ще позволи на делегатите да имат достъп до личната си информация от всяко място по всяко време. Делегатите/гражданите могат да преглеждат и резервират събития чрез категоризираните секции на портала, от изчерпателния механизъм за търсене и чрез календара на събитията. Веднъж резервирани за събитие, напомнянията, известията и актуализациите могат лесно да бъдат съобщени на всички съответни страни. Използването на онлайн, многостранно решение за събития ще ви позволи да управлявате, наблюдавате и контролирате всички услуги онлайн чрез напълно функциониращ портал за самообслужване. Порталът ще имитира вашия съществуващ уебсайт, използвайки вашата специфична марка и URL адреси на домейни за търговски и правителствени услуги и за всички видове събития като;

  • Семинари
  • Работилници
  • Конференции
  • Вътрешни корпоративни срещи
  • Курсове за обучение и
  • Стимули
  • Назначавания при секретаря
  • MOT регистрации
  • Велосипедна способност
  • Дейности на открито
  • Събиране на отпадъци
  • Контрол на вредителите

Порталът за резервация на събития представлява онлайн изглед на вашите делегати/граждани в събитията/назначаванията, които провеждате, и е единственото място, където те могат да управляват резервациите си за събития и профила си за онлайн събития. Един онлайн всеобхватен уеб портал за самообслужване ще позволи на мениджъра на събитието да бъде добре организиран, многозадачен и ще осигури на вашата организация ясни печалби за ефективност, като спестяване на време, спестяване на разходи и подобрено представяне на събитието.

В случая с местните власти това значително ще намали разходите, тъй като делегатите/гражданите могат да резервират срещи само в зависимост от определени критерии. Като използваме пример за резервиране на среща при секретар за известия за брак, критериите, необходими за резервиране на такава среща, зависят от голям брой варианти. Кандидатите трябва да отговорят на набор от въпроси, като например дали е гражданско партньорство или не, националности, държава на пребиваване, област, в която живеят, възраст, време на пребиваване в тази област и т.н. Онлайн портал за резервации на самообслужване в такъв случай предоставя сплотено пътуване за гражданина/делегата, което му задава тези изисквани квалификационни въпроси, което води до последния етап, който им позволява да резервират час онлайн (ако отговарят на зададените критерии). Ако не могат да си запишат час поради неспазване на изискванията, причините се обясняват заедно със стъпките за действие, за да им помогнат да стигнат до следващия етап от процеса. Даването на възможност на гражданите/делегатите да резервират срещи онлайн по този начин гарантира, че времето на регистраторите се използва ефективно.

В случай на организация на търговски събития, използването на портал за самообслужване има редица ясни и дефинирани ползи за ефективност, от чисти и точни данни до подобрено управление на делегатите. Портал за събития на самообслужване ще позволи на делегата да се регистрира онлайн – от точката на резервация, през плащането, до регистрацията в деня; гарантирайки, че пътуването на делегатите е бързо, безболезнено и без грешки. Събития с ниска ефективност са събития, които са били лошо организирани и управлявани и ще оставят делегатите с недостатъчен опит, което ще доведе до намалено присъствие на делегати за бъдещи събития.

Софтуерът за управление на събития може да помогне на мениджърите на събития да планират по-успешни събития с по-високо ниво на ефективност. Но ползите не са само за мениджърите на събития – делегатите/гражданите могат да извлекат ползите от по-гъвкава и подходяща комуникация, по-малко грешки и подобрено изживяване на събитието. Тъй като индустрията за управление на събития е засегната от растящи разходи, намалени бюджети и по-малко присъствие на делегати, от решаващо значение е фирмите, които организират събития, да бъдат възможно най-ефективни и непрекъснато да намират начини да подобрят своите процеси на провеждане на събития. Именно компаниите, които се справят с проблемите на ефективността и използват технологията, са тези, които ще гарантират, че техните събития са успешни сега и в бъдеще.

Empfohlene Artikel

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert