Пет бързи съвета за управление на времето за офиса

1. Поддържайте чисто бюро. Звучи просто и ако сте разхвърлян, креативен тип, може да си помислите, че да сте заобиколени от бъркотия ви помага да се съсредоточите, но всъщност прави точно обратното. Ясното бюро – или поне такова, където можете физически да видите повърхността – психологически ви поставя в „чисто“ настроение. Това също означава, че не прекарвате ценни минути в търсене на своя телефон/химикал/клиентски отчет сред клатушкащи се купчини хартия и гниещи чаши за кафе. Очевидно през деня бюрото ви ще стане разхвърляно, но преди да спрете работа за деня, прекарайте пет минути в подреждане. Ако сте решили да работите върху нещо конкретно утре, подгответе всичко. След това можете да се заемете направо с работа веднага щом седнете утре.

2. Цветно кодиране на файлове и папки: да, може да сте ги етикетирали, но цветното кодиране означава, че дори няма да се налага да спирате, за да прочетете етикета – веднага ще можете да вземете това, от което се нуждаете. Имайте система за цветно кодиране, която работи за вас – използвайте цветове, които свързвате със специфични емоции, за да ви помогне да решите: т.е. може да имате зелена папка за маркетингови дейности (зелена за растеж), червена папка за съответствие и регулаторни ръководства (червена за опасност) и може би черна папка за страховитата данъчна декларация!

3. Пренаредете офиса си така, че всичко, което използвате всеки ден, да е на една ръка разстояние, всичко, което използвате седмично, да е наблизо, а нещата, които използвате рядко, да се съхраняват настрани. Звучи просто, но ще се изненадате колко много хора държат канцеларските си материали, например, прибрани в шкаф, когато всеки ден имат нужда от перфоратор или телбод. Всеки път, когато не е нужно да ставате, за да вземете нещо, е още една минута, която можете да използвате за нещо по-продуктивно.

4. Когато архивирате, организирайте индекс, който да се съхранява с файловете. Например, може да имате документация за проект, който може да се съхранява под две различни имена на клиенти. Запишете го под едно и в индекса напишете „Име на клиента № 2 – вижте файла за Име на клиента № 1“.

5. Възложете каквото можете на външни изпълнители. Това е наистина добър начин да освободите време и да привлечете повече клиенти. Когато можете да прекарате един час в преследване на потенциален клиент, който може да ви донесе пари, вместо да прекарате час във въвеждане на някои визитни картички в Outlook, лесно е да видите кое би било по-продуктивно използване на времето ви. Виртуален асистент може да бъде отговорът на вашата молитва по отношение на свалянето на тежестта на административните задачи от плещите ви. Мразите да пишете публикации в блогове? Накарайте някой друг да го направи. Не се затруднявайте със счетоводството, когато можете да намерите някой друг с по-добра квалификация и опит да го направи. Не прекарвайте часове в опити да се научите на дизайн на уебсайтове, когато можете да предадете своята кратка информация на професионалист с голям опит. Плащайте на другите за техния опит и време, така че да имате време да позволите на вашите клиенти да ви плащат за вашите.

Empfohlene Artikel

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert