Софтуерни инструменти за управление на събития за управление и планиране на събития

Скорошно проучване, проведено от водещ доставчик на софтуер за управление на събития, попита мениджърите на събития в Обединеното кралство кой е предпочитаният от тях инструмент за управление и планиране на техните събития. Най-разпространеният инструмент досега беше софтуерът за управление на събития с 67% от гласовете. На второ и трето място бяха съответно електронните таблици и „други“.

Електронните таблици са изпитан начин за управление на събития – те могат да проследяват бюджети, да наблюдават ресурси и могат да бъдат ефективен начин за създаване и управление на списъци. Основното предимство на електронните таблици като инструмент за управление на събития е ниската цена, свързана с тях. Повечето мениджъри на събития имат достъп до електронни таблици и те са широко приет формат за документи.

Въпреки това, има голям брой недостатъци, ако мениджърите на събития решат да използват електронни таблици като основен инструмент за управление на събития. Често срещаните проблеми включват:

Слаба ефективност: Използването на електронни таблици не е много ефективен метод за управление на всички аспекти на събитие. Вероятно мениджърите на събития ще използват много различни електронни таблици, всички с десетки раздели, съдържащи огромно количество данни. Управлението на всички тези данни в електронни таблици може да бъде объркващо за външен човек и отнема много време за всички потребители.

Загубени данни: Електронните таблици са толкова безопасни, колкото сървърът/системата, на която седят. Ако се съхраняват на твърд диск на компютъра, съществува риск всички данни да бъдат загубени, ако нещо се случи с този компютър или лаптоп. Електронните таблици също са предразположени към замръзване/задържане и освен ако мениджърът на събития не е свикнал да записва редовно, съществува голям риск данните и работата да бъдат загубени.

Проблем с поддържането на данните актуални: Много събития имат множество мениджъри на събития, като всички използват едни и същи електронни таблици за организиране и планиране на различни области. Проблеми възникват, когато мениджърите актуализират електронните таблици, без да информират другите мениджъри на събития, че електронната таблица е променена. Ако мениджърите на събития вземат копие от основната електронна таблица и работят върху нея, главният скоро ще остане неактуален. Има и проблеми, когато повече от един мениджър на събития трябва да има достъп до електронната таблица по едно и също време. Само едно редактируемо копие може да бъде отворено, което кара останалите да бъдат „само за четене“ – премахвайки възможността за извършване на актуализации.

Трудно е да се създават отчети за измерване на успеха: Ключова част от управлението на събития е способността да се анализира успеха на събитието. Жизненоважно е да имате способността да разберете какво прави дадено събитие успешно и какво трябва да бъде измерено, за да се анализира представянето на събитието. Използването на електронни таблици прави това трудна задача. Въпреки че създаването на графики и диаграми може да бъде лесно в електронни таблици, обединяването и сортирането на данните може да бъде изключително сложна и отнемаща време задача. Доста често се случва, когато се използват електронни таблици, дейността по измерване на ефективността на събитието се забравя или отхвърля.

Липса на управленска информация: Подобно на трудността при създаването на отчети за анализиране на ефективността, има и липса на управленска информация като цяло. За компаниите, организиращи много събития годишно, е важно да могат да имат ясна представа за тези събития като цяло; разбирането на броя на делегатите, бюджетите и други KPI за всички събития може да помогне за формирането на стратегия за събития в бъдеще.

Тези проблеми създават твърде много проблеми за организациите с много събития за планиране. Поради тази причина много мениджъри на събития сега се обръщат към професионален софтуер за управление на събития, за да помогнат за управлението на своите събития. Тези софтуерни решения са създадени специално за индустрията за управление на събития и съдържат набор от изчерпателни, но лесни за използване функции. Общите характеристики включват:

· Интеграция на уебсайтове: Безпроблемната интеграция с вашия уебсайт дава на делегатите по-плавно и по-безопасно пътуване и гарантира, че ще останете в рамките на насоките на вашата корпоративна марка

· Онлайн регистрация: Създаване на напълно адаптивни формуляри за онлайн резервации на вашия собствен уебсайт, улавяне на най-подходящата информация от вашите делегати

· Обработка на онлайн плащания: Позволете на вашите делегати да плащат онлайн в безопасна и сигурна среда

· Управление на покани: Уверете се, че сте насочени към правилните потенциални делегати с интегриран инструмент за управление на покани

· Маркетинг по имейл: Мощен, интегриран и напълно функционален инструмент за имейл маркетинг за изпращане на силно насочени имейл кампании до делегати и потенциални клиенти

· Производство на значки: Спестете време, като произвеждате персонализирани значки бързо и ефективно

· Управление на ресурси: Просто управлявайте всичките си ресурси чрез изчерпателен календар

· Интегрирано отчитане и анализ: Уверете се, че можете да определите истинската възвръщаемост на инвестициите на вашите събития чрез мощен пакет за отчитане и анализ – бързо и просто разбийте до данните за събитието за броени секунди

· Проучване на събитието: Създавайте интегрирани, персонализирани и автоматизирани анкети за ефективно управление на обратната връзка.

Софтуерните инструменти за управление на събития също имат предимството на множество методи за внедряване. Много компании избират опции като софтуер като услуга (SaaS) или хостинг, за да намалят разходите и вътрешното ИТ участие. Като алтернатива компаниите все още могат да закупят системите направо, но все пак да получат ползите от дългосрочна, текуща поддръжка.

Empfohlene Artikel

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert