Софтуерът за онлайн планиране помага на колежите лесно да резервират стаи, да насрочват съвети и сесии за тестване

Колежите и университетите обикновено са известни със своя далновиден фокус и напредък в академичните области. Въпреки това, някои институции не прилагат тези важни черти, когато става въпрос за управление и планиране на такива дейности като академично консултиране и тестване на студенти, както и резервиране на място в стаята. Всъщност някои все още могат да разчитат на по-традиционните инструменти, за да насрочат своите срещи: хартиен тефтер за срещи и химикал. Други могат да използват електронен календар или подобен софтуер, който на пръв поглед изглежда като ефикасно решение за техните нужди от планиране, но в действителност не предлага функционалността за истинско автоматизиране и подобряване на процедурите за планиране на срещи.

Тези институции за висше образование, които разчитат на тези неадекватни средства за планиране и управление на срещи, не са сами, тъй като много фирми и организации, големи и малки, също ги използват. Въпреки това нараства броят на хората, които захвърлят своите ангажименти и електронни календари за по-ефикасен и ефективен метод: онлайн софтуер за насрочване на срещи.

ОНЛАЙН СОФТУЕР ЗА НАГРАНИЧАВАНЕ НА СРЕЩИ: ОСНОВИТЕ

Дизайнът на много онлайн системи за насрочване на срещи е това, което ги прави толкова привлекателни както за потребителите, така и за студентите. Обикновено известни като софтуер като услуга (SaaS), тези програми споделят много от същите характеристики като други уеб програми, с които повечето от нас са запознати и използват ежедневно, като електронна поща, онлайн банкиране и сайтове за социални медии. Те са достъпни по същия начин, който обикновено е чрез защитен уеб сайт или портал. И подобно на тези сайтове, повечето изискват потребителско име и парола за сигурен достъп до планировчика и акаунта.

Те също са различни от електронните календари като Google Calendar и този, включен в Microsoft Outlook. Въпреки че може да изглежда, че имат много от едни и същи функции, им липсва функционалността, която много администратори изискват за техните нужди от планиране. Накратко, това са лични календари, а не онлайн програми за планиране. Тъй като са уеб базирани, онлайн планировчиците на срещи са достъпни от всяка интернет връзка. Това може да бъде огромна полза за администраторите, които работят извън офиса, или за персонала, работещ в различни офиси или местоположения.

ЗА КАКВО КОЛЕЖИ, УНИВЕРСИТЕТИ ГО ИЗПОЛЗВАТ

Поради своята гъвкавост, софтуерът за онлайн срещи е приложим за широк спектър от нужди за планиране. Някои от по-популярните задачи, за които институциите използват приложенията, включват:

• График на стаята. Софтуерът за планиране помага на преподавателите и служителите да овладеят тази понякога трудна процедура. Доказан планировчик автоматично ще управлява и проследява пространството в стаята, часове, ученици и друга информация.

• Академични съвети. Много институции разчитат на софтуер за срещи, за да планират и управляват времето и информацията за студентите. Ако консултантският офис разрешава онлайн самонасрочване, студентите могат да получат достъп до графика и да резервират сесиите си онлайн, когато им е удобно.

• Тестване на учениците. Системите за онлайн резервация улесняват настройването и ефективното управление на съоръженията и времето за тестване на учениците. Както бе споменато по-горе, онлайн самонасрочването прави удобно планирането на времето за тестване 24 часа на ден.

КАКВО ПРЕДЛАГА СОФТУЕРЪТ ЗА НАЗНАЧАВАНЕ

Функциите варират между доставчиците, но повечето предлагат стандартна функционалност като:

• Технология „посочи и щракни“. Много системи за планиране предлагат както на преподавателите, така и на студентите, лесното разглеждане на календар онлайн и щракване върху наличния ден и час, който желаят да планират или управляват.

• Онлайн самостоятелен график на ученика. Ако бъдат избрани, институциите и отделите могат да позволят на студентите да преглеждат онлайн графика и сигурно да планират своите срещи, сесии или място в стаята. Всичко, което се изисква, е интернет връзка.

• Автоматизирани напомняния за имейл и текстови съобщения. Всеки оценява напомнянията. И те могат да намалят броя на „неявяванията“ с над 50 процента. Напомнянията за телефонни обаждания и имейл съобщенията обаче могат да съкратят времето на персонала. Някои системи автоматично ще изпращат напомняния по имейл и текстови съобщения преди насрочена среща. Преподавателите и администраторите могат също да получават напомняния за планирани срещи, анулации и промени.

• Точно водене на записи и отчетност. Тъй като програмистите за планиране действат като централизирано място за детайли по график и информация за учениците, това позволява ефективно водене на записи и съставяне на отчети. Системата може дори да предоставя предварително зададени отчети, за да помогне на преподавателите да изтеглят по-лесно и бързо желаната информация.

• Възможности за електронен маркетинг. Наличието на информация за контакт на вашите студенти и преподаватели в едно лесно достъпно място улеснява извличането на имейл списъци за изпращане на информация за предстоящи програми, класове, събития, напомняния и други новини. Това е чудесен начин да поддържате връзка с тези, които използват системата за планиране.

СЪОБРАЖЕНИЯ

Докато всички системи за онлайн резервации и резервации може да изглеждат еднакви на повърхността, те могат да се различават по функционалност, възможности и обслужване. Сред съображенията, които администраторите трябва да имат предвид при избора на онлайн планировчик, са:

• Сигурност. Тъй като вашият софтуер за назначаване ще съдържа информация за контакт с вашите студенти и преподаватели, сигурността е от първостепенно значение. Много доставчици на софтуер прилагат най-новите технологии, за да гарантират, че информацията на клиентите им остава в безопасност. Въпреки това, винаги е добра идея да проучите конкретния тип мерки за сигурност, които се прилагат, преди да внедрите софтуера във вашата институция или отдел.

• Поддръжка на клиенти. Случвало ли ви се е да закупите продукт, само за да разберете по-късно, че компанията предлага малко или никакво обслужване на клиентите? Това е важно съображение, особено ако избраната система за планиране ще бъде основното средство за планиране и управление на студенти и преподаватели. Проверете дали доставчикът предлага поддръжка по имейл и/или по телефона.

• Надеждност. Доказан онлайн софтуер за насрочване на срещи може да даде на администраторите спокойствието, че тяхната система точно и ефективно резервира и управлява стаи, студенти и членове на преподавателския състав. Проверете дали други колежи, университети, технически училища и други образователни институции използват софтуера и как го виждат. Също така, ако е предложено, регистрирайте се за безплатна пробна версия на продукта, която ще ви даде представа за това как работи и специфичната му функционалност.

• Планове за разходи и услуги. Точно както самите системи, цените и плановете за услуги могат да варират. Много системи за планиране са рентабилни и достъпни. Освен това някои предлагат опции за месечно плащане, а не дългосрочни договори.

Големи и малки организации осъзнават положителното въздействие, което софтуерът за онлайн назначаване на срещи може да има върху техните операции. Колежите и университетите не са изключение и те използват технология, която им позволява да прекарват по-малко време в ръчно управление на срещите си и повече време за своите студенти и програми.

Empfohlene Artikel

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert