Софтуерът за система за архивиране на документи за управление на документи може да ви помогне да се организирате

Да се ​​организирате и да останете организирани с хартия може да изглежда трудно за повечето хора и затова много компании избират офис без хартия. Този тип система за архивиране може да поддържа нещата организирани, но също така може да добави безброй часове сканиране на документи, за да поддържа файловете актуални. Така че, въпреки че имате нещата по-организирани, все още губите много време.

Софтуерът на системата за архивиране на хартия е различен. Това не е безхартиена система за подаване. Вместо това е система за управление на документи. Тя ви позволява да създавате и организирате файлове само за няколко минути, без да губите допълнително време за сканиране на документите или архивиране на файлове, за да сте сигурни, че информацията ви няма да бъде загубена.

Освен това няма специално оборудване за закупуване с този тип система за архивиране. За да започнете, изберете ценовата програма, която отговаря на вашия бюджет и вашите нужди и сте готови да започнете само за 60 секунди. Просто така можете да имате по-организиран офис без скъпо оборудване и прекарано време.

След като сте настроили софтуера на вашата система за архивиране, е време да започнете да архивирате и организирате. Без значение колко файлове имате, този софтуер може да ви помогне да се организирате. Има дори съвети и полезни съвети и онлайн видео обучение безплатно, за да ви помогне да започнете. Например, препоръчително е да започнете с хартиените файлове на бюрото си и след това да индексирате по едно чекмедже всеки ден. Ще имате система за архивиране, която работи и има смисъл за нула време. Софтуер за система за архивиране на хартия, който е лесен за използване.

Първо, ще създадете цифров файл „Местоположение“ в базата данни на софтуера, свързан с вашето физическо местоположение на файла. След това решавате колко папки искате в това местоположение. Можете да добавите още по-късно, ако е необходимо. След това създавате физическите файлове. Това става чрез отпечатване на етикети на раздели от софтуера за това местоположение и поставяне на разделите в пластмасовите раздели на вашата висяща папка. След като това стане, вие въвеждате информация, свързана с всеки документ в местоположението на цифровия файл. Можете да дадете на документа произволно име, без да се притеснявате, че ще го намерите по-късно. Това е така, защото системата ще ви позволи да маркирате ключови думи, които описват всички документи, които поставяте във вашите папки с висящи файлове. Това ще работи много като търсене в Google по-късно, когато трябва да намерите файл. Просто въведете ключовата дума, която търсите, и софтуерът на системата за архивиране ще ви покаже всички резултати, които съвпадат. Сега поставете вашия документ (или документи, свързани със същата тема) в съответната висяща папка. Просто по този начин вашият шкаф за документи е организиран без цялото допълнително време, електронно пространство за съхранение и проблемите, които създава сканирането.

Можете също така да организирате други артикули с този тип софтуер за система за архивиране, като офис консумативи, компактдискове, DVD дискове, книги и т.н. Артикулите са точно там, където трябва да бъдат и са по-лесни за намиране. Това прави вашата система за архивиране много повече от просто система за управление на офиса; това е система за управление на живота!

Empfohlene Artikel

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.